De situatie
Logistiek draait op documenten, coördinatie en grote hoeveelheden communicatie. In de hele sector betekent dat nog steeds: mensen die handmatig e-mails lezen, data eruit halen, die invoeren in ERP-systemen en één voor één antwoorden. Neele-Vat zag de kans om dat te veranderen. Hun operationele team was elke dag uren kwijt aan werk dat AI kon overnemen. Tijd die ze liever besteedden aan betere processen en de groei van het bedrijf.
Daarnaast liep de frontend waar het team dagelijks mee werkte tegen zijn grenzen aan. Neele-Vat had twee dingen tegelijk nodig: automatisering met AI om operationele capaciteit terug te winnen, en een volledig nieuwe versie van de tools die hun mensen elke dag gebruikten.
Hoe we onderdeel werden van het team
We kwamen niet binnen als apart team met een eigen roadmap. Voor de AI-workflows zaten we midden in de operatie van Neele-Vat. We leerden hoe het team echt werkte, waar de tijd bleef en welke handmatige stappen zich leenden voor automatisering. Voor de frontend zetten we een eigen Mino in die direct samenwerkte met het bestaande engineeringteam. Onze UX/UI-lead schoof aan bij hun stand-ups, werkte samen met hun developers en was vanaf dag één mede-eigenaar van het product. Twee sporen, één team.
Wat we bouwden en waarom
AI-workflows met human-in-the-loop, geen volledige automatisering. Voor de operatie ontwierpen we meerdere AI-workflows en zetten ze live. Die richtten zich op de handmatige processen die de meeste tijd kostten: data lezen en extraheren uit documenten en e-mails, die invoeren in het ERP, logistieke antwoorden berekenen en reacties opstellen. De AI doet het zware werk, maar mensen houden de beslissingen in handen. Het ging er niet om het team te vervangen. Het ging erom ze hun tijd terug te geven, zodat ze zich kunnen richten op het werk waar echt menselijk oordeel voor nodig is.
Een frontend gebouwd rond het bedrijf, geen nieuw jasje voor het oude. Voor de frontend begonnen we bij nul. We bestudeerden het bedrijf, brachten de gebruikersreizen in kaart en ontwierpen een volledig nieuwe UX voordat we één regel code schreven. De Mino nam de volledige verantwoordelijkheid voor het bouwen van de interface, samen met het bestaande team en niet op een eiland. Het resultaat is een product dat aansluit op hoe de mensen van Neele-Vat echt werken — geen nieuw jasje voor iets waar ze al uit gegroeid waren.
Het bewijs
4.000+ uur bespaard in productie. Echte, gemeten uren die voorheen opgingen aan handmatige data-invoer, e-mailverwerking en operationeel heen-en-weer. Die tijd leverde meer op dan betere efficiëntiecijfers. Betalingen liepen minder vertraging op, klanten kregen sneller antwoord en de tevredenheid steeg. Dat was zichtbaar in het bedrijf, niet alleen op een dashboard.
Belangrijker nog: het team van Neele-Vat kon verder denken dan brandjes blussen. Mensen die vastzaten in repetitief operationeel werk, konden zich eindelijk richten op betere processen en de koers van het product.
Wat we samen bouwen
We zijn niet weggegaan. We zijn nog steeds onderdeel van het team: we verbeteren de operationele workflows verder en werken met het team van Neele-Vat aan de doorontwikkeling van de frontend. De AI-systemen draaien in productie. De nieuwe interface krijgt vorm.
De engineeringcultuur die we samen hebben opgebouwd — gedeelde stand-ups, gedeeld eigenaarschap, human-in-the-loop als ontwerpprincipe — is nu gewoon de manier van werken. Niet iets wat we hebben opgelegd om daarna te vertrekken.